En la actualidad, las organizaciones a nivel mundial operan mediante procesos específicos, lo que ha hecho surgir la necesidad de controlar cada uno de ellos para garantizar su desarrollo eficiente. En este contexto, el control interno aplicado a los manuales de procedimientos se vuelve fundamental, ya que estos documentos actúan como guías operativas que orientan a los individuos en sus actividades dentro de la organización.
Desde el siglo XIX, se han comenzado a plasmar por escrito herramientas de control interno en diversas industrias, con el objetivo de comunicar al personal las acciones que deben llevar a cabo. A medida que la necesidad de informar e instruir al personal aumentaba, durante la Segunda Guerra Mundial se crearon manuales especializados para adiestrar a los soldados en tácticas militares, asegurando así que comprendieran las maniobras necesarias en el campo de batalla.
Uno de los tipos más relevantes de estas herramientas son los manuales administrativos, que en la actualidad pueden clasificarse en varios formatos, incluyendo manuales de políticas, organización, descripción de cargos, funciones, usuarios, normas y procedimientos. Estos últimos son esenciales para describir, agrupar y sistematizar los múltiples procesos que se realizan en cualquier departamento de la organización. La creación de tales manuales es indispensable en las nuevas dependencias de cualquier entidad.
Cabe destacar que el uso de manuales de normas y procedimientos no se limita a un tipo específico de organización; al contrario, son utilizados tanto por instituciones privadas como públicas, siendo en muchos casos de carácter obligatorio. En Venezuela, la creación y utilización de estos manuales en instituciones públicas está regulada por la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela, según lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2010), artículo 37: Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
Así, los manuales se convierten en instrumentos de cumplimiento legal que salvaguardan recursos, promueven eficiencia y eficacia en la gestión del personal, y aseguran la calidad en la ejecución de procedimientos.
La creación y uso de manuales de normas y procedimientos en las instituciones públicas es crucial para simplificar trámites administrativos, delimitar responsabilidades y evitar duplicidades en las actividades. Asimismo, estos manuales sirven como herramientas de orientación para el personal nuevo, facilitando su integración a la organización y apoyando las labores de auditoría y control interno.
Desde esta perspectiva, cada dependencia dentro de la estructura organizativa debe diseñar su propio manual con el fin de normalizar y estandarizar procedimientos. Esto permite un análisis efectivo, presentación adecuada y resguardo del Manual de Normas y Procedimientos. La información que cada unidad de negocio proporciona es vital para la toma de decisiones en la organización, lo que hace esencial el esbozo detallado de cada procedimiento, asegurando que todas las actividades se integren eficazmente y contribuyan al proceso de registro de operaciones financieras y su alcance correspondiente.
En conclusión, los manuales de normas y procedimientos son una herramienta indispensable en el ámbito organizacional, no solo como un mecanismo de control interno, sino también como una forma de garantizar la transparencia y efectividad en la gestión, promoviendo así un entorno laboral más ordenado y eficiente.
Acompañamos a las organizaciones a crear y mantener Manuales Administrativos, tales como Manual de Organización, Manuales de Normas y Procedimientos y Manuales de Cargos y funciones que sean claros, precisos y comprensibles.
